Την υλοποίηση του έργου «Μετασχηματισμός Διαδικασιών Προξενικών Υπηρεσιών», προϋπολογισμού 3,911 εκατ. ευρώ, ανέλαβαν οι Vodafone – Quality & Reliability, έπειτα από διαγωνιστική διαδικασία που διενήργησε η Κοινωνία της Πληροφορίας (ΚτΠ). Στην κοινοπραξία η Vodafone συμμετέχει με 49% και η Q&R με 51%.
Το έργο έχει ως αντικείμενο το μετασχηματισμό των διαδικασιών των Προξενικών Υπηρεσιών με στόχο την καταπολέμηση της γραφειοκρατίας με εναλλακτικούς τρόπους διεκπεραίωσης αιτημάτων, πέραν της φυσικής παρουσίας των πολιτών. Ο ανασχεδιασμός των διαδικασιών θα βασιστεί στην υπηρεσία εικονικής υποβοήθησης (virtual assistant), η οποία με χρήση τεχνητής νοημοσύνης θα παρέχει τη δυνατότητα εξυπηρέτησης των πολιτών στα σημαντικά θέματα που τους αφορούν. Οι ανασχεδιασμένες διαδικασίες θα εφαρμοστούν στο σύνολο των 126 Προξενικών Αρχών του Υπουργείου Εξωτερικών σε 85 διαφορετικές χώρες.
Το αντικείμενο της πράξης αφορά κυρίως στις εξής διοικητικές διαδικασίες: έκδοση πιστοποιητικού μονίμου κατοίκου εξωτερικού, ληξιαρχικές πράξεις γέννησης, γάμου και θανάτου, έκδοση ή ανανέωση διαβατηρίου και συγκεκριμένα οι προϋποθέσεις έκδοσης διαβατηρίου, το κόστος, ο χρόνος έκδοσης, ο τρόπος παραλαβής και οι ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί ο πολίτης σε περίπτωση κλοπής διαβατηρίου, στρατολογικά θέματα όπως κατάταξη, αναβολή, απαλλαγή, μειωμένη θητεία, αναγνώριση θητείας, εξαγορά θητείας, σύνταξη πληρεξουσίου, έκδοση πιστοποιητικών γέννησης, οικογενειακής κατάστασης, ταυτοπροσωπίας, μετοίκησης, μονίμου κατοίκου εξωτερικού, μετατροπή άδειας οδήγησης, θεώρηση νοσηλίων, ακριβές αντίγραφο, μεταφορά κατοικίδιου στην Ελλάδα, θέματα φορολογίας όπως οδηγίες για την πληρωμή φόρων, για την αποφυγή διπλής φορολογίας, πρόσβαση στο myTaxisNet, ορισμός φορολογικού εκπροσώπου και λοιπά θέματα (οδηγίες αναφορικά με τους περιορισμούς στις μετακινήσεις λόγω Covid-19, έκδοση θεώρησης εισόδου, απόκτηση ελληνικής ιθαγένειας).
Οι πολίτες θα μπορούν να υποβάλλουν ερωτήματα σε κάθε Προξενική Αρχή μέσω πολλαπλών ψηφιακών καναλιών σε γραπτή φυσική γλώσσα μέσω πολλαπλών καναλιών επικοινωνίας, θα λαμβάνουν πληροφόρηση και απαντήσεις επί αυτών, θα μπορούν να λαμβάνουν συνημμένα τα σχετικά έγγραφα κάθε διαδικασίας και να ολοκληρώσουν την εργασία τους με την υποβολή των σχετικών εγγράφων στις Προξενικές Αρχές.
Στο πλαίσιο ομογενοποίησης διαδικασιών, οι μετασχηματισμένες διαδικασίες θα αποτελέσουν κοινή πλατφόρμα αναφοράς των Προξενικών Αρχών σε όλες τις χώρες, ανεξάρτητα από τις γλώσσες και τις ιδιαιτερότητες της νομοθεσίας της κάθε χώρας. Οι ψηφιακές υπηρεσίες θα υποστηρίζουν τις ιδιαιτερότητες της νομοθεσίας της κάθε χώρας σε σχέση με τις λειτουργικές περιοχές του έργου συμπεριλαμβανομένων των διάφορων διακρατικών συμφωνιών, καθώς και τις ιδιαιτερότητες της κάθε Προξενικής Αρχής σε ότι αφορά το είδος, το εύρος των παρεχόμενων υπηρεσιών και τις ιδιαιτερότητες στην καθημερινή λειτουργία.
Ο εικονικός βοηθός θα υποστηρίζει 19 διαφορετικές γλώσσες. Για κάθε χώρα θα υποστηρίζονται τα Ελληνικά και τα Αγγλικά, ενώ το σύνολο των διαφορετικών συνδυασμών γλωσσών και χωρών που θα υποστηρίζονται ανέρχεται σε 221. Οι νέες διαδικασίες θα υποστηρίζουν άμεση και 24ωρη επικοινωνία των πολιτών με τις Προξενικές Αρχές, στα εξής:
- Απαντήσεις στα ερωτήματα που υποβάλλουν οι ενδιαφερόμενοι πολίτες στους προξενικούς υπαλλήλους των Αρχών.
- Οδηγίες για τη διεκπεραίωση ερωτημάτων-αιτημάτων.
- Ψηφιοποίηση της διαδικασίας υποβολής αιτημάτων (ηλεκτρονική κατάθεση).
- Προσδιορισμός ημέρας και ώρας παραλαβής αιτούμενων εγγράφων στις περιπτώσεις που απαιτείται ταυτοπροσωπία.
- Ηλεκτρονική πληρωμή των προξενικών τελών από τους πολίτες για τις διοικητικές πράξεις των Αρχών.
Το Έργο χρηματοδοτείται από το Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Μεταρρύθμιση Δημοσίου Τομέα», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, από το ΕΚΤ και από Εθνικούς Πόρους.