Ένα από τα δυσκολότερα καθήκοντα σε πλήθος επιχειρήσεων και οργανισμών έχει να κάνει με τη διαχείριση των δαπανών και ειδικότερα όσες σχετίζονται με τις κάθε λογής προμήθειες – στο πλαίσιο της γενικότερης προσπάθειας με στόχο τον ψηφιακό μετασχηματισμό τους.
Αυτό μαρτυρούν, άλλωστε, και οι αριθμοί: μόλις το 23% των υπευθύνων για τις προμήθειες και την εφοδιαστική αλυσίδα έχουν καθαρή και άμεση εικόνα των συνολικών δαπανών τους, σε πραγματικό χρόνο, ενώ το 49% εξ αυτών συνεχίζουν να αναλύουν τα δεδομένα «χειρωνακτικά», προκειμένου να λάβουν αποφάσεις.
Η αποκάλυψη έγινε στο πλαίσιο της έρευνας Agile Procurement Insights Research την οποία πραγματοποίησε πρόσφατα η SAP σε συνεργασία με την Oxford Economics, σε μια προσπάθεια να κατανοηθεί η σημασία των προμηθειών σε έναν οργανισμό, να εκτιμηθεί το σημερινό επίπεδο συνεργασίας με τους προμηθευτές και να καταμετρηθεί ο αντίκτυπος της τεχνολογίας και της ψηφιοποίησης των διαδικασιών στον συγκεκριμένο χώρο.
Η έρευνα βασίστηκε στις απαντήσεις 1.000 υψηλόβαθμων στελεχών από τους χώρους των προμηθειών και της εφοδιαστικής αλυσίδας, που είχαν υπό την ευθύνη τους τις άμεσες και έμμεσες δαπάνες για αγαθά, υπηρεσίες και εξωτερικούς συνεργάτες, και τα αποτελέσματά της συνέβαλαν στη διαμόρφωση πέντε εστιασμένων ερευνών.
Κάθε μια εξετάζει βασικούς τομείς της διαχείρισης δαπανών, αλλά και τις συμπεριφορές που κάνουν τις ηγέτιδες επιχειρήσεις να ξεχωρίζουν, χάρη στις σαφώς καλύτερες επιδόσεις τους. Κοινό σημείο τους, οι επενδύσεις στην τεχνολογία και στην ψηφιοποίηση των διαδικασιών, με στόχο την καλύτερη αντιμετώπιση κάθε απρόοπτου, η ενίσχυση της ευελιξίας και της ανθεκτικότητας, αλλά και η ανάδειξη της στρατηγικής αξίας των προμηθειών σε κάθε επιχείρηση.
Στην πρώτη επί μέρους έρευνα παρουσιάζονται τα οφέλη των οργανισμών από την αυτοματοποίηση των διαδικασιών, τη λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων, την εκτεταμένη χρήση της τεχνολογίας και τη σωστότερη διαχείριση των σχετικών με προμήθειες διαδικασιών, όπως τα περιέγραψαν οι ηγέτες του χώρου (γύρω στο 10% του συνόλου), με τα καλύτερα αποτελέσματα.
Στη δεύτερη, «αναδεικνύονται» οι επιδόσεις επιχειρήσεων οι οποίες αξιοποιούν στην καθημερινότητά τους δεδομένα, analytics, αλλά και Τεχνητή Νοημοσύνη – εδώ, το 54% των ερωτηθέντων αποκάλυψε ότι οι τεχνολογίες που αξιοποιούν για τις προμήθειες, τους επιτρέπουν να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει δεδομένων, όμως, για το 38% ένα μέρος ή το σύνολο των προμηθειών τους γίνεται ακόμα «χειρωνακτικά».
Στην τρίτη, τονίζεται ότι υπάρχουν μεν οργανισμοί που χρησιμοποιούν προχωρημένα analytics στον έλεγχο των προμηθευτών τους, αλλά όχι στον βαθμό που θα έπρεπε, οπότε απευθύνεται έκκληση αφενός για καλύτερη αξιοποίηση αυτών των δυνατοτήτων, αφετέρου για χρήση περισσότερων δεδομένων από τρίτους, με στόχο την ασφαλέστερη πρόληψη προβλημάτων και ανατροπών. Τα ευρήματα έδειξαν ότι μόνο το 49% των ερωτηθέντων ανανεώνει και επικαιροποιεί τακτικά τα σχέδια αντιμετώπισης κινδύνων και μόλις το 32% βρίσκει αποτελεσματική τη διαχείριση όσων σχετίζονται με τους προμηθευτές.
Η τέταρτη επιμέρους έρευνα εστιάζει στην ανάγκη στενότερης συνεργασίας μεταξύ επιχειρήσεων και βασικών προμηθευτών, με τη βοήθεια κατάλληλου προγραμματισμού και αυτοματισμών, προκειμένου να αναπτυχθεί μια σχεδόν εταιρική σχέση, επωφελής και για τα δύο μέρη. Εδώ τα πράγματα είναι καλύτερα, με το 92% των ηγετικών στελεχών να έχει συστήσει δίκτυα προμηθευτών (έναντι 69% των υπολοίπων) και το 76% να τους ενημερώνει σχετικά με τις μελλοντικές παραγγελίες (έναντι 44%).
Τέλος, η πέμπτη αναδεικνύει τον σημαντικό ρόλο των εξωτερικών συνεργατών. Η αξιοποίηση της κατάλληλης τεχνολογίας για τη βέλτιστη διαχείρισή τους, μπορεί να ενισχύσει την ευελιξία, να υποστηρίξει περισσότερα μοντέλα τιμολόγησης, να αναβαθμίσει την ποιότητα της εργασίας και να εξορθολογήσει τη χρήση των υποδομών. Όμως, μόνο το 35% αξιοποιεί τεχνολογικές λύσεις για τη διαχείριση των εξωτερικών συνεργατών, αν και το 70% χρησιμοποιούν αντίστοιχες λύσεις όσον αφορά στην ανάθεση υπηρεσιών.
Σχολιάζοντας τα αποτελέσματα της έρευνας, ο John Wookey, πρόεδρος του Intelligent Spend & Business Network της SAP, τόνισε ότι «τα ηγετικά στελέχη των επιχειρήσεων αντιλαμβάνονται όλο και περισσότερο ότι η πραγματική αξία των προμηθειών υπερβαίνει κατά πολύ το θέμα της μείωσης του κόστους, καθώς ο ρόλος τους στην παραγωγικότητα και την καινοτομία είναι κρίσιμος. Όμως, η δυναμική τους μπορεί να αναδειχθεί πλήρως, μόνο μέσω της από άκρου σε άκρο ψηφιοποίησης όλων των διαδικασιών διαχείρισης των δαπανών, σε μια και μοναδική πλατφόρμα, στο cloud. Η “ευφυής” διαχείριση των δαπανών δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια προσπάθεια ευθυγράμμισης των αποφάσεων των οργανισμών για δαπάνες με την στρατηγική που αυτοί ακολουθούν στη σημερινή δικτυακή οικονομία».