Αυτές τις μέρες όλο και περισσότεροι άνθρωποι δουλεύουμε από το σπίτι. Οι βίντεο-κλήσεις είναι ο τρόπος να κρατήσουμε την επαφή με τους συνεργάτες και τους πελάτες μας. Είτε από το σπίτι είτε από το γραφείο, μια τηλεδιάσκεψη δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας ενός σημείου συνάντησης όπου και όποτε χρειάζεται.
Η devolo δίνει μια σειρά από χρήσιμες συμβουλές ώστε οι ψηφιακές συναντήσεις μας να μην έχουν κανένα πρόβλημα διεξαγωγής.
1. Επιλέξτε το κατάλληλο εργαλείο τηλεδιάσκεψης
Πολλές επιχειρήσεις στηρίζουν την επικοινωνία τους στις τηλεδιασκέψεις. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει μεγάλος αριθμός εργαλείων και υπηρεσιών σε αυτό τον τομέα. Αυτό στο οποίο οι χρήστες θα πρέπει να δίνουν προσοχή, είναι οι επιπλέον παροχές μιας πλατφόρμας ώστε να καταλήξει να είναι ιδανική. Για παράδειγμα, αν προσφέρει δυνατότητες άμεσων μηνυμάτων ή κοινοποίηση της οθόνης του χρήστη ενώ αυτός βρίσκεται σε μια κλήση. Όλοι μας γνωρίζουμε το Skype, μια πλατφόρμα που χρησιμοποιείται κυρίως για μη επαγγελματικούς λόγους από λιγότερο απαιτητικούς χρήστες, που προσφέρει τις βασικές λειτουργίες που μπορεί να ψάχνετε. Η Microsoft έχει κάνει πρόσφατα μια ενημέρωση στην πλατφόρμα της προσθέτοντας το Teams, που παρέχει και υπηρεσίες VoIP. Το Tinychat και το Whereby είναι επίσης δύο πλατφόρμες που προσφέρουν επιλογές για «ανοιχτές» τηλεδιασκέψεις, όπου ο κάθε ένας μπορεί να έχει πρόσβαση μέσα από έναν σύνδεσμο που του έχει κοινοποιηθεί.
2. Η προετοιμασία είναι το κλειδί της επιτυχίας
Παρόλο που το εταιρικό meeting γίνεται διαδικτυακά, η εμφάνιση συνεχίζει να «μετράει». Καλό είναι λοιπόν να φροντίζουμε την εμφάνισή μας σεβόμενοι τους συνομιλητές μας. Είναι σίγουρο πως το κατάλληλο ντύσιμο προσδίδει μια διαφορετική, πιο θετική και επαγγελματική, ενέργεια.
Όταν έχετε μια επαγγελματική τηλεδιάσκεψη, είναι επιθυμητό να είστε σε ένα φωτεινό δωμάτιο και ιδανικά να έχει φυσικό φωτισμό, ώστε να μην εμφανίζονται αλλοιωμένα τα χρώματα και τα χαρακτηριστικά σας στην κάμερα. Είναι πολύ σημαντικό η πλάτη σας να είναι κοντά σε τοίχο ώστε να μην υπάρχουν παρεμβολές στο βίντεο από την οικογένεια ή τους συγκατοίκους σας ή και τα κατοικίδιά σας. Αν δεν υπάρχει κάποιο τέτοιο σημείο στο σπίτι, αλλά δεν θέλετε να επικρατεί «χάος» στο background, πλατφόρμες όπως το Skype και το Teams παρέχουν ένα φίλτρο soft focus που θολώνει το περιβάλλον γύρω από το πρόσωπό σας.
3. Ελέγξτε το εξοπλισμό σας
Για μια επαγγελματική τηλεδιάσκεψη δεν χρειάζεστε κάτι παραπάνω από τα ακουστικά και μια webcam. Τα περισσότερα laptop νέας τεχνολογίας έχουν ήδη εγκατεστημένες κάμερες και μικρόφωνα/ηχεία υψηλής ποιότητας. Παρόλα αυτά, καλό είναι να χρησιμοποιείται ένα σετ ακουστικών που να προσφέρει την καλύτερη δυνατή ποιότητα ήχου, τόσο για εσάς όσο και για τους συνομιλητές σας. Αυτό μπορείτε να το ελέγξετε και πριν μπείτε σε μια τηλεδιάσκεψη, αφού πολλές πλατφόρμες δίνουν τη δυνατότητα να ελέγξετε την εικόνα και τον ήχο σας πριν μπείτε στη συνάντηση.
Σημείωση: Τα meeting που διαρκούν αρκετή ώρα, καταναλώνουν γρήγορα την μπαταρία του laptop και πολύ σύντομα θα ψάχνετε τον φορτιστή ενώ το meeting συνεχίζεται και ίσως χάσετε σημαντικές ενημερώσεις. Έχετε λοιπόν το τροφοδοτικό συνδεδεμένο πριν αρχίσει η τηλεδιάσκεψη.
4. Ελέγξτε την ταχύτητα του Internet
Ένα ακόμα σημαντικό βήμα για μια ομαλή βίντεο-κλήση είναι η ταχύτητα του Internet. Πολλοί αντιμετωπίζουν δυσκολίες προσπαθώντας να πάρουν μέρος σε μια κλήση, δεν έχουν καθαρή εικόνα των άλλων, ο ήχος καθυστερεί να έρθει και υπάρχουν ενοχλητικά κολλήματα και διακοπές. Όλα αυτά μπορούν να καθυστερήσουν ή ακόμα και να χαλάσουν μια συνάντηση και ο λόγος που συμβαίνουν είναι μια ασταθής σύνδεση στο Internet. Για να διαπιστώσετε αν ο χώρος του οικιακού σας γραφείου αντιμετωπίζει παρόμοιο πρόβλημα με τη σύνδεση, θα πρέπει να κάνετε ένα speed test και να δείτε τις ταχύτητες που έχετε. Αυτό που προτείνεται για μια τηλεδιάσκεψη υψηλής ποιότητας είναι 500 kbps για downloading και uploading. Για μια ομαδική βίντεο-κλήση με πάνω από επτά άτομα, προτείνουμε ταχύτητα downloading στα 4.000 kbps, για να μην αντιμετωπίσετε κανένα πρόβλημα.
5. Γρήγορο Internet όσο δουλεύετε από το σπίτι
Πολλές φορές ωστόσο δεν αρκεί μόνο η γρήγορη σύνδεση στο Internet, αλλά και ο σωστός εξοπλισμός καθώς και η θέση του για την απρόσκοπτη πρόσβαση στο Internet. Το router βρίσκεται πολλές φορές τοποθετημένο μακριά από το χώρο όπου δουλεύουμε ή όπου θα θέλαμε να έχουμε καλή σύνδεση. Σε μία τέτοια περίπτωση, αν δεν είναι δυνατή η αλλαγή της θέσης, η λύση είναι η τεχνολογία των προσαρμογεών Powerline! Οι προσαρμογείς Powerline, χρησιμοποιώντας την καλωδίωση του ρεύματος, μεταφέρουν τα δεδομένα και το σήμα του Internet σε οποιαδήποτε πρίζα του σπιτιού θέλετε, δημιουργώντας στα σημεία αυτά και το καλύτερο σημείο πρόσβασης γύρω του. Έτσι, το σήμα του WiFi δεν εμποδίζεται από τοίχους και ταβάνια, η σύνδεση δεν είναι αργή και όλα δουλεύουν ρολόι. Κάθε πρίζα μπορεί να μετατραπεί σε ένα ισχυρό access point απλά με έναν προσαρμογέα. Έχετε τη δυνατότητα να συνδέσετε τις συσκευές σας και με καλώδιο LAN ώστε να δημιουργήσετε ένα τοπικό δίκτυο όπως το επιθυμείτε αν θέλετε να αποφύγετε το WiFi. Η εγκατάσταση είναι πολύ απλή και γρήγορη, ενώ δεν απαιτούνται τεχνικές γνώσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ταυτόχρονα, στο ίδιο δίκτυο, μέχρι και 8 προσαρμογείς devolo για γρήγορες ταχύτητες χωρίς απώλειες. Το καλύτερο είναι ότι όλοι οι προσαρμογείς Magic της devolo έχουν εγκατεστημένη τη λειτουργία Mesh WiFi για γρήγορη εναλλαγή στις συσκευές που παίρνουν Internet και άριστο διαμοιρασμό του σήματος ανάλογα τις απαιτήσεις της κάθε συσκευής.