Το δημόσιο ψηφιοποιείται, ωστόσο, όπως φαίνεται από το έργο που δρομολογεί η Κοινωνία της Πληροφορίας (ΚτΠ) με διαγωνισμό, προϋπολογισμού 39,9 εκατ. ευρώ περιλαμβανομένου ΦΠΑ (με επιπλέον δικαίωμα προαίρεσης 19,9 εκατ.) υπάρχει ανάγκη για συστηματική αποθήκευση του φυσικού αρχείου.
Η ΚτΠ έχει θέσει σε δημόσια διαβούλευση (για 15 μέρες) διακήρυξη για τη σύναψη σύμβασης για το έργο «Υπηρεσίες εγκιβωτισμού, καταγραφής, μεταφοράς, ασφαλούς φύλαξης και ασφαλούς διαχείρισης αρχείου δημοσίων φορέων».
Θα χρηματοδοτηθεί από το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας και η ολοκλήρωση της διαγωνιστικής διαδικασίας θα οδηγήσει στη σύναψη συμφωνίας – πλαίσιο με έναν οικονομικό φορέα.
Σκοπός – Στόχοι του Έργου
Αναλυτικότερα, αντικείμενο του έργου αποτελεί η φύλαξη και διαχείριση του Αρχείου Δημοσίων Φορέων μέσω παροχής υπηρεσιών οργάνωσης, μεταφοράς και φύλαξης του αρχειακού υλικού των δημοσίων φορέων στις οποίες περιλαμβάνεται μια σειρά συναφών υπηρεσιών.
Όπως επισημαίνεται στην αιτιολόγηση της αναγκαιότητας του έργου κάθε δημόσιος φορέας, από την έναρξη λειτουργίας του, κάνει χρήση και αποθηκεύει, σε δικές του εγκαταστάσεις, το σύνολο του παραγόμενου αρχείου (έντυπου υλικού) από τις καθημερινές του επιχειρησιακές διαδικασίες. Το αρχείο αυτό μπορεί να αφορά έγγραφα, παραστατικά, καταστάσεις κλπ. που χρησιμοποιούνται για τις διοικητικές διαδικασίες κάθε δημόσιου φορέα.
Ο συνεχώς αυξανόμενος όγκος του εν λόγω αρχείου έχει καταστήσει αδύνατη τη διαχείριση και αποθήκευση του, ενώ παράλληλα δημιουργείται πλήθος προβλημάτων από την έλλειψη αποθηκευτικού χώρου, καθιστώντας τις εργασιακές συνθήκες των εργαζομένων εξαιρετικά δύσκολες. Επιπλέον τα αρχεία απειλούνται από το τεράστιο πρόβλημα της υποβάθμισης και καταστροφής.
Το υφιστάμενο αρχειακό υλικό των δημοσίων φορέων, όπως έχει καταγραφεί ανέρχεται σε 1.600.000 κιβώτια, καθιστώντας αδύνατη τη διαχείρισή του από τους δημόσιους φορείς. Επίσης εκτιμάται ότι το αρχείο αυτό καταλαμβάνει μεγάλη επιφάνεια δημοσίων κτιρίων ενώ για τη διαχείρισή του απαιτούνται υψηλοί ανθρώπινοι πόροι.
Οι βασικοί στόχοι του έργου είναι:
- Η προετοιμασία χώρων και η διάθεσή τους για την ασφαλή φύλαξη 1.440.000 κιβωτίων ευαίσθητου αρχειακού υλικού.
- Η οργανωμένη καταγραφή, φύλαξη και διαχείριση του αρχειακού υλικού των δημόσιων φορέων.
- Η αποθήκευση του ευαίσθητου αρχειακού υλικού σε ειδικές συνθήκες που αποτρέπουν την καταστροφή του από φυσικές συνθήκες.
- Η φύλαξη και προστασία του αρχειακού υλικού κατά παντός κινδύνου (κλοπής, φθοράς, φωτιάς, πλημμύρας κλπ) σύμφωνα με τα υπάρχοντα πρότυπα και βέλτιστες πρακτικές.
- Η δυνατότητα άμεσης αναζήτησης και ανάκλησης του αρχείου από κάθε δημόσιο φορέα μέσω ειδικής ηλεκτρονικής υπηρεσίας που θα διαθέσει ο ανάδοχος. Η διαδικασία θα γίνεται ηλεκτρονικά, σε εφαρμογή όπου με ασφάλεια τα διαβαθμισμένα στελέχη κάθε φορέα θα καταχωρούν το σχετικό αίτημα, και θα παρακολουθούν την εξέλιξή του.
- Η παροχή πρόσθετων υπηρεσιών που αφορούν στο υπό φύλαξη αρχείο, όπως ενδεικτικά η στοχευμένη ψηφιοποίηση εγγράφων και η άντληση δεδομένων από αυτά.
- Η εν γένει δημιουργία κουλτούρας εντός της δημόσιας διοίκησης, μέσω εκπαίδευσης των στελεχών της, ως προς την αξιολόγηση της χρήσης του αρχειακού υλικού και τον τρόπο διαχείρισής του.